Informativa consulenti e collaboratori esterni ai sensi dell’art. 13 del Regolamento europeo679/2016
Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento europeo (UE) n. 2016/679 (di seguito GDPR), l’Accademia Italiana di Scienze Forestali, con sede in Firenze, 50133, Piazza T.A. Edison n. 11 – in qualità di titolare del trattamento, La informa che i Suoi dati saranno trattati con le modalità e per le finalità seguenti.
- Oggetto del trattamento
Il Titolare tratta i Suoi dati personali identificativi (quali nominativo, ragione sociale, codice fiscale e partita IVA, indirizzo, recapiti telefonici, coordinate bancarie) da Lei comunicati nell’ambito di rapporti contrattuali.
2. Base giuridica
Il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui ciascun consulente/collaboratore esterno è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso.
3. Finalità del trattamento
I Suoi dati personali sono trattati, senza il Suo consenso espresso, ai sensi dell’art. 6 lett. b) GDPR, per le seguenti finalità:
- adempiere agli obblighi precontrattuali, contrattuali e fiscali derivanti da rapporti con Lei in essere;
- adempiere agli obblighi previsti dalla legge, da regolamenti, dalla normativa comunitaria o da un ordine dell’Autorità;
- esercitare i diritti del Titolare quali, ad esempio, il diritto di difesa in giudizio.
Il trattamento dei Suoi dati personali avviene per dar corso alle attività preliminari e conseguenti alla gestione del rapporto contrattuale e a quelle strumentali e funzionali al suo svolgimento, nonché per l’adempimento di ogni altro obbligo discendente dal contratto (p.e. fatturazione, elaborazione e registrazione). Gli obblighi a cui il Titolare deve adempiere in dipendenza del contratto e di normative specifiche che lo disciplinano, sono, tra l’altro quelli di tenuta della contabilità.
4. Mancato conferimento dati
Il conferimento dei dati è un requisito necessario per l’esecuzione del contratto. Pertanto, la mancata comunicazione di tali dati comporta l’impossibilità per il Titolare di dar seguito alle attività relative al trattamento principale, ovvero:
- la gestione del contratto;
- gli adempimenti, anche legali, che derivano dal rapporto instaurato.
5. Modalità di trattamento
I Suoi dati personali sono sottoposti a trattamento sia cartaceo che elettronico e/o automatizzato anche mediante l’inserimento di essi in banche dati, elenchi e liste idonei alla memorizzazione, gestione dei dati, nei modi e nei limiti necessari al perseguimento delle predette finalità. Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati. A titolo esemplificativo e non esaustivo: firewall, antivirus, antimalware, backup. I Suoi dati saranno trattati esclusivamente da persone autorizzate al trattamento espressamente nominate ed istruite.
6. Conservazione
Il Titolare tratterà i dati personali per il tempo necessario per adempiere alle finalità sopra indicate e per il periodo previsto dalle leggi relative agli obblighi di conservazione, ai fini fiscali e civilistici.
7. Destinatari dei dati personali
I dati personali trattati dal Titolare non saranno diffusi, ovvero non ne sarà data conoscenza a soggetti indeterminati, in nessuna possibile forma, inclusa quella della loro messa a disposizione o semplice consultazione. I Suoi dati potranno essere resi accessibili per le finalità di cui al punto 2:
- a dipendenti e collaboratori del Titolare, nella loro qualità di incaricati e/o responsabili del trattamento;
- a società terze o altri soggetti (a titolo indicativo, istituti di credito, studi professionali, consulenti, ecc.) che svolgono attività in outsourcing per conto del Titolare, nella loro qualità di responsabili esterni del trattamento.
Pertanto, taluni dei dati personali raccolti potranno essere comunicati a titolo esemplificativo a:
- consulenti e liberi professionisti, anche in forma associata, società e studi legali, etc., per fini amministrativi e contabili, per attività di consulenza professionale e assistenza fiscale e giuridica;
- banche e istituti di credito per la gestione di incassi e pagamenti;
- imprese di assicurazione;
- amministrazioni finanziarie e enti pubblici in adempimento di obblighi normativi;
Potranno essere comunicati ai soggetti legittimati ad accedervi in forza di disposizioni di legge, regolamenti, normative comunitarie. L’elenco aggiornato dei Responsabili esterni è in ogni caso disponibile presso la sede del Titolare. Inoltre, sulla base delle mansioni lavorative espletate, alcuni autorizzati al trattamento sono stati legittimati a trattare i dati personali, nei limiti delle loro competenze ed in conformità alle istruzioni ad essi impartite dal Titolare. L’elenco aggiornato delle persone autorizzate al trattamento dei dati personali è in ogni caso disponibile presso la sede del Titolare.
8. Diritti dell’interessato
Gli artt. 15 e seguenti del GDPR (*), Le conferiscono il diritto di ottenere:
- la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che La riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile;
- l’indicazione dell’origine dei dati personali, delle finalità e modalità del trattamento, della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici, degli estremi identificativi del Titolare;
- l’aggiornamento, la rettifica, l’integrazione, la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono raccolti o successivamente trattati;
- l’attestazione che tali operazioni siano state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati, eccettuato il caso in cui tale adempimento si riveli impossibile o comporti un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.
Lei ha inoltre il diritto:
- di revocare in qualsiasi momento il consenso prestato al trattamento dei dati personali (senza pregiudizio della liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca);
- di opporsi, in tutto o in parte, per motivi legittimi, al trattamento dei dati personali che la riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
- di opporsi, in tutto o in parte al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale;
- di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali nei casi previsti dal GDPR;
- di ottenere dal titolare del trattamento la limitazione del trattamento quando ricorre una delle ipotesi previste dall’art. 18 del Regolamento;
- alla portabilità dei dati personali nei limiti di cui all’articolo 20 del GDPR.
9. Modalità di esercizio dei diritti
L’interessato potrà in qualsiasi momento esercitare i predetti diritti inviando una comunicazione:
- via mail, all’indirizzo: accadfor@pec.aisf.it
- oppure via posta tramite A/R indirizzata ad Accademia Italiana di Scienze Forestali, Piazza T.A. Edison 11 – 50133 Firenze.
Il Titolare è tenuto a fornirle una risposta entro un mese dalla richiesta, estensibili fino a due mesi in caso di particolare complessità della richiesta medesima.
10. Identità e dati di contatto del Titolare del trattamento e del responsabile della protezione dei dati
Titolare del trattamento dei Suoi dati personali è l’Accademia Italiana di Scienze Forestali, con sede in Firenze, Piazza T.A. Edison 11- telefono 055 570348 e-mail: info@aisf.it; pec: accadfor@pec.aisf.it
Il Responsabile della protezione dei dati (RPD) è il Prof. Orazio Ciancio, Presidente e Legale Rappresentante dell’Accademia Italiana di Scienze Forestali.